Адрес Госэкотехинспекции г. Бишкек, ул. Ахунбаева 119 

Уважаемые посетители!

Директор Госэкотехинспекции

Вы можете написать письмо директору Муратбекову Канатбеку Камбарбековичу

Вертикальное меню

40кадам

ПОЛОЖЕНИЕ

об Отделе документационного обеспечения Государственной инспекции по экологической и технической безопасности при Правительстве Кыргызской Республики

 1. Общие положения

2.Задачи и функции Отдела

3.Права Отдела

4.Организация деятельности

5.Функциональные обязанности сотрудников Отдела

I. Общие положения

1. Отдел документационного обеспечения является структурным подразделением Государственной инспекции по экологической и технической безопасности при Правительстве Кыргызской республики (далее - Госэкотехинспекция), на который возложена организация работы с документами, контроля их исполнения, обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения центрального аппарата Госэкотехинспекции.

2. Отдел документационного обеспечения в своей деятельности руководствуется Конституцией и законами Кыргызской Республики, указами и распоряжениями Президента Кыргызской Республики, Типовой инструкцией по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 23 июля 2012 года №517, Регламентом Правительства Кыргызской Республики, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 10 июня 2013 года №341, Положением о Госэкотехинспекции и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, а также приказами и распоряжениями Госэкотехинспекции и настоящим Положением.

3. Отдел документационного обеспечения подотчетен Статс - секретарю, выполняет поручения Директора, статс-секретаря, заместителей директора по вопросам, входящим в его компетенцию.

4. Деятельность Отдела документационного обеспечения осуществляется во взаимодействии с управлениями и отделами центрального аппарата, подведомственными и территориальными подразделениями Госэкотехинспекции, отделом контроля Аппарата

Правительства Кыргызской Республики, а также министерствами, ведомствами, предприятиями и учреждениями по вопросам, входящим в его компетенцию.

5. Отдел документационного обеспечения обеспечивает организацию работы с документами, повышения качества подготовки документов и обеспечение контроля их своевременного исполнения, сохранности документов постоянного срока хранения центрального аппарата Госэкотехинспекции.

II. Задачи и функции Отдела документационного обеспечения

6. Задачами Отдела документационного обеспечения являются:

- обеспечение эффективного и качественного документооборота, контроля исполнения документов Госэкотехинспекции;

- обеспечение сохранности документов временного и постоянного срока хранения.

7. Отдел документационного обеспечения осуществляет следующие функции:

- организует и обеспечивает функционирование в управлениях, отделах центрального аппарата, подведомственных и территориальных подразделениях Госэкотехинспекции единой системы делопроизводства и номенклатуры дел;

- разрабатывает по согласованию с центральным государственным архивом Кыргызской Республики номенклатуру дел центрального аппарата Госэкотехинспекции;

- обеспечивает учет и контроль за сроками исполнения документов поступивших в Госэкотехинспекцию по программе «Автоматизированная система контроля исполнения документов (АСКИД)»;

-регистрирует и обрабатывает поступившую и исходящую корреспонденцию;

- обеспечивает оперативное прохождение входящей корреспонденции, служебных документов в структурных и подведомственных подразделениях Госэкотехинспекции;

- организует своевременную доставку исходящей корреспонденции адресатам;

- готовит информационно-аналитические отчеты (на еженедельной, ежеквартальной основе и по итогам года) по исполнению документов;

- регистрирует приказы и распоряжения Госэкотехинспекции, а также постановлений и протоколов заседаний коллегии;

- организует учет и хранения подлинников приказов, распоряжений Госэкотехинспекции по основной деятельности, постановлений и протоколов заседания коллегий и другой документации постоянного срока хранения;

- обеспечивает техническую обработку и хранения, законченных делопроизводством документов постоянного срока хранения;

- организует учебы для сотрудников структурных подразделений по изучению Регламента Правительства КР, Госэкотехинспекции, а также требований Типовой инструкции по вопросам делопроизводства и контроля исполнения;

- оказывает практическую и методическую помощь структурным, подведомственным и территориальным структурам по вопросам организации делопроизводства;

осуществляет контроль за исполнением:

-актов и поручений Президента Кыргызской Республики, Премьер-министра Кыргызской Республики;

- поручений Аппарата Президента Кыргызской Республики, Аппарата Правительства Кыргызской Республики;

- обращений и запросов депутатов Жогорку Кенеша Кыргызской Республики;

- документов поступающих из министерств, ведомств, предприятий и учреждений, телефонограмм;

-своевременным выполнением копировально-множительных работ;

- приемом и отправке сообщений по факсу;

- разрабатывает договора в пределах своей компетенции:

-осуществляет в установленном законодательством порядке взаимодействие с другими государственными органами и должностными лицами по вопросам входящим в компетенцию Отдела;

-осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

III. Права Отдела документационного обеспечения

8. Отдел документационного обеспечения имеет следующие права:

- запрашивать и получать от структурных, подведомственных и территориальных подразделений Госэкотехинспекции материалы и информацию необходимую для выполнения функций, возложенных на Отдел документационного обеспечения;

-организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных, подведомственных и территориальных подразделениях Госэкотехинспекции;

-возвращать исполнителям в структурные и подведомственные подразделения Госэкотехинспекции для доработки исходящую корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил делопроизводства;

-пользоваться печатями и бланками с наименованием Госэкотехинспекции.

IV. Этика и ответственность сотрудников Отдела документационного обеспечения

9. Сотрудники Отдела документационного обеспечения обязаны соблюдать этические нормы поведения, установленные законодательством Кыргызской Республики для государственных служащих.

10. За ненадлежащее исполнение или неисполнение функций предусмотренных настоящим Положением, а также утвержденных должностных обязанностей, работники Отдела документационного обеспечения несут дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

 V. Организация деятельности Отдела документационного обеспечения

11. Структура Отдела документационного обеспечения определяется штатным расписанием, утвержденным Директором.

12. Отдел документационного обеспечения возглавляет заведующий, назначаемым и освобождаемым приказом Статс-секретаря, на основании конкурсного отбора.

VI. Функциональные обязанности сотрудников Отдела документационного обеспечения

1. Заведующий:

-осуществляет все полномочия, представленные ему законодательством для реализации поставленных перед Отделом документационного обеспечения задач;

-несет ответственность за состояние работы с документами, контролирует своевременность их прохождения в структурных, подведомственных, территориальных подразделениях ;

-планирует и организует работу Общего отдела, в соответствии с функциональными обязанностями сотрудников, c целью обеспечения своевременного и качественного выполнения заданий в соответствии с законодательством Кыргызской Республики;

-разрабатывает проекты методических пособий по организации работы с документами, контроля исполнения;

-готовит номенклатуру дел и индексацию отделов, управлений структурных подразделений центрального аппарата;

-готовит в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству бланк для исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений Директора и бланков постановлений и протоколов заседаний коллегий;

-контролирует сроки исполнения документов, поступающих из Аппарата Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша

Кыргызской Республики и Аппарата Правительства Кыргызской Республики;

-организует работу по контролю и своевременному исполнению структурными, подведомственными, территориальными подразделениями поручений Директора, статс-секретаря и заместителей Директора;

-еженедельно осуществляет подготовку отчетов по исполнению документов;

-готовит отчет с анализом на имя руководства по исполнению:

-исполняет документы, поступающие из вышестоящих органов по вопросам исполнительской дисциплины;

ежеквартально:

- готовит постановление коллегии на заседание коллегий о состоянии исполнительской дисциплины в структурных и подведомственных подразделениях;

-готовит проекты приказов на основании и во исполнение постановлений коллегий по исполнительской дисциплине;

-контролирует работу сотрудников, вносит предложения по поощрению и применению к ним мер дисциплинарного взыскания;

-организует и ведет работу Центральной экспертной комиссии;

-организует и контролирует работу архивариуса, оказывает ему практическую и методическую помощь по технической обработке документов, в составлении описей для документов постоянного срока хранения;

- обеспечивает организацию сохранности документов постоянного срока хранения в соответствии с требованиями Центрального государственного архива Кыргызской Республики;

- совместно с Центральным государственным архивом готовит Перечень документов, образующихся в системе Госэкотехинспекции с указанием сроков их хранения с дальнейшим направлением его в подведомственные и территориальные подразделения для руководства в работе;

- организует и осуществляет проверку состояния делопроизводства и обеспечение сохранности документов постоянного срока хранения в подведомственных и территориальных подразделениях;

-организует и проводит учебу по делопроизводству и изучению Регламента Правительства Кыргызской Республики для сотрудников центрального аппарата и подведомственных подразделений;

-по итогам года составляет акты выполненных работ по предоставленным услугам по программе «Автоматизированная система контроля исполнения документов (АСКИД)»;

несет персональную ответственность:

-за надлежащее выполнение возложенных на Отдел документационного обеспечения задач и функций;

-за правильность и полноту использования предоставленных прав;

-за состояние исполнительской и трудовой дисциплины в Отделе документационного обеспечения;

-за качество и достоверность подготовленной информации по вопросам исполнительской дисциплины.

2. Ведущий специалист:

- производит регистрацию входящей почты из Аппарата Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Аппарата Правительства Кыргызской Республики по программе «АСКИД»;

- зарегистрированные документы передает руководству на ознакомление;

-регистрирует приказы и распоряжения по основной деятельности, протоколы и постановления коллегий Госэкотехинспекции. Проверяет полноту представленных документов.

-копии рассылает ответственным исполнителям согласно реестра;

-еженедельно выдает письменные напоминания в структурные и подведомственные подразделения Госэкотехинспекции о приближении сроков завершения исполнения документов, на предстоящую неделю;

- ежедневно производит снятие с контроля исполненных документов на основании отправленных исходящих писем и служебных записок. Заполняет в программе «АСКИД» окно «Отметки об исполнении»;

-систематически сверяет с сотрудниками структурных и подведомственных подразделений ход исполнения по контрольным документам;

-еженедельно готовит на имя Директора и статс-секретаря письменную информацию с анализом по исполнению документов по установленной форме;

-несет персональную ответственность за качество и достоверность подготовленной информации.

-передает исполнителям в структурные и подведомственные подразделения Госэкотехинспекции в соответствии с резолюцией, под роспись в журнале;

- отработанные документы подшивает в дела согласно номенклатуре дел Госэкотехинспекции;

-формирует текущую документацию до сдачи в ведомственный архив Госэкотехинспекции;

- участвует в проведении обучающихся семинаров по делопроизводству с сотрудниками центрального аппарата и подведомственных структур Госэкотехинспекции;

-несет персональную ответственность за сохранность всех документаций Отдела и надлежащее использование канцелярских штампов и печатей;

-выполняет поручения руководства и заведующего Отделом документационного обеспечения;

- в случае отсутствия заведующего Отделом документационного обеспечения исполняет его обязанности.

3. Специалист:

- производит регистрацию входящей почты из министерств, государственных комитетов, административных ведомств и органов местного самоуправления, по программе «АСКИД»;

-регистрирует заявление и обращение граждан, ведет работу общественной приемной и по сайту «kattar kg».

- зарегистрированные документы передает руководству на ознакомление;

-копии рассылает ответственным исполнителям согласно реестра;

-еженедельно выдает письменные напоминания в структурные и подведомственные подразделения Госэкотехинспекции о приближении сроков завершения исполнения документов на предстоящую неделю;

- ежедневно производит снятие с контроля исполненных документов на основании отправленных исходящих писем и служебных записок. Заполняет в программе «АСКИД» окно «Отметки об исполнении»;

- систематически сверяет с сотрудниками структурных и подведомственных подразделений ход исполнения по контрольным документам;

- еженедельно готовит на имя Директора и статс-секретаря письменную информацию с анализом по исполнению документов по установленной форме;

- в случае отсутствия ведущего специалиста исполняет его обязанности;

- несет персональную ответственность за качество и достоверность подготовленной информации.

-передает исполнителям в структурные и подведомственные подразделения Госэкотехинспекции в соответствии с резолюцией, под роспись в журнале;

- отработанные документы подшивает в дела согласно номенклатуре дел Госэкотехинспекции;

-формирует текущую документацию до сдачи в ведомственный архив Госэкотехинспекции;

- выполняет поручения заведующего отделом и ведущего специалиста.

4. Делопроизводитель:

- принимает и регистрирует исходящую корреспонденцию. Проверяет наличие адреса, подписи, приложения. Оформляет реестры, конвертирует и отправляет адресатам по почте;

-проверяет наличие полноты документов, приложений, регистрирует в журнале;

-возвращает исполнителям для доработки исходящую корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил делопроизводства;

- обеспечивает сохранность исходящих документов, а также переписку с вышестоящими органами, министерствами, ведомствами и другими учреждениями до сдачи в архив Госэкотехинспекции;

- ежемесячно подводит итоги по количественному учету исходящей корреспонденции;

* составляет отчет по почтовым расходам для бухгалтерии;

- регистрирует телефонограммы, факсограммы и ведет внутреннюю переписку;

- получает заказные и простые письма, бандероли из почтового отделения, сортирует их.

-оформляет реестры, конвертирует и отправляет адресатам по почте;

- отработанные документы подшивает в дела согласно номенклатуре дел Госэкотехинспекции;

-формирует текущую документацию для сдачи в ведомственный архив Госэкотехинспекции;

-выдает документы по запросу сотрудников центрального аппарата Госэкотехинспекции для работы и контролирует их возврат;

-несет ответственность за обработку исходящих документов (размножение, копирование, сканирование, передача факсограмм, телефонограмм и.т.д) и рассылает адресатам согласно реестра;

-ведет делопроизводство Отдела документационного обеспечения

5.Архивариус:

- Отработанные документы подшивает в дела согласно номенклатуре дел Госэкотехинспекции, формирует текущую документацию до сдачи их в ведомственный архив;

- выдает документы по запросу сотрудников структурных подразделений центрального аппарата для использовании в работе и контролирует их возврат;

- участвует в проведении обучающихся семинаров по делопроизводству с сотрудниками центрального аппарата и подведомственных структур Госэкотехинспекции;

- выполняет поручения руководства и заведующего Общим отделом;

-организует учет и хранения подлинников приказов, распоряжений Госэкотехинспекции по основной деятельности, постановлений и протоколов заседания коллегий и другой документации постоянного срока хранения;

- обеспечивает техническую обработку и хранения, законченных делопроизводством документов постоянного срока хранения;